La identificación de clientes y usuarios es un paso más de los Sujetos Obligados respecto al cumplimiento de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, por lo cual hoy día es mucho más fácil apoyarse de un software antilavado como PreveNet. Con el se facilitará el cumplimiento de los lineamientos aplicables a la identificación del cliente y usuario que marca dicha ley.
En términos de las Reglas de Carácter General de la Ley Antilavado, cada una de las empresas deberán integrar y conservar, de manera física o electrónica, un expediente único de identificación de cada uno de sus Clientes o Usuarios con los que realice Actividades Vulnerables; cada expediente deberá contener la información que se señala a continuación, la cual deberá ir acompañada de copia simple y legible de la documentación señalada abajo, la cual deberá cotejarse contra los documentos originales.
El expediente se integrará de manera previa o durante la realización del acto u operación de que se trate o, en su caso, con anterioridad o al momento del establecimiento de una Relación de Negocios. Una Relación de Negocios es aquélla establecida de manera formal y cotidiana entre quien realiza una Actividad Vulnerable y sus Clientes o Usuarios, excluyendo los actos u operaciones que se celebren ocasionalmente y la prestación de servicios de fe pública.
Cuando al momento de establecerse una Relación de Negocios o de realizar el acto u operación de que se trate, se designen Beneficiarios, quien realice la Actividad Vulnerable deberá requerir a dichos Beneficiarios los mismos documentos que para Clientes o Usuarios se señalan, al momento en que aquellos se presenten a ejercer sus derechos.
Tratándose del Dueño Beneficiario o Beneficiario Controlador, la Compañía asentará y recabará los mismos datos y documentos que los establecidos abajo, según corresponda, en caso de que el Cliente o Usuario cuente con ellos. Beneficiario Controlador, a la persona o grupo de personas que:
- Por medio de otra o de cualquier acto, obtiene el beneficio derivado de éstos y es quien, en última instancia, ejerce los derechos de uso, goce, disfrute, aprovechamiento o disposición de un bien o servicio, o
- Ejerce el control de aquella persona moral que, en su carácter de Cliente o Usuario, lleve a cabo actos u operaciones con quien realice una Actividad Vulnerable, así como las personas por cuenta de quienes celebra alguno de ellos.
Se entiende que una persona o grupo de personas controla a una persona moral cuando, a través de la titularidad de valores, por contrato o cualquier otro acto, puede:
- Imponer, directa o indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas, socios u órganos equivalentes, o nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o sus equivalentes;
- Mantener la titularidad de los derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social, o 15
- Dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de la misma;
No se considerarán como Beneficiarios Controladores a los poderdantes o mandantes en los casos en que sus apoderados o mandatarios celebren el acto u operación de que se trate.
Cuando los documentos de identificación proporcionados presenten tachaduras o enmendaduras, la compañía a través del Sujeto Obligado deberá recabar otro medio de identificación o, en su defecto, solicitar dos referencias bancarias o comerciales y dos referencias personales, que incluyan el nombre y apellidos paterno y materno sin abreviaturas, domicilio y teléfono de quien las emita, debiendo la compañía verificar dichos datos con las personas que suscriban tales referencias, antes de que se establezca la Relación de Negocios o se celebre el acto u operación respectivo.
La compañía verificará, cuando menos una vez al año, que los expedientes de identificación de los Clientes con los que se establezca una Relación de Negocios cuenten con todos los datos y documentos requeridos, así como que dichos datos y documentos se encuentren actualizados.
Los datos y documentos que integran los expedientes de identificación de Clientes deberán ser conservados por un periodo de cinco años contado a partir de la celebración del acto u operación de que se trate. Los expedientes de identificación deberán mantenerse a disposición de la UIF o el SAT.
La compañía se abstendrá de llevar a cabo actos u operaciones con sus Clientes o Usuarios, cuando éstos se nieguen a proporcionarle la información o documentación que permita identificarlos. Igualmente, deberá abstenerse de llevar los registros de sus Clientes o Usuarios bajo nombres ficticios o confidenciales.
Se consideran como documentos válidos de identificación:
- La credencial para votar expedida por el Instituto Nacional Electoral, así como cualquier identificación vigente o que la fecha de vencimiento, al momento de su presentación, no sea mayor a dos años con fotografía y firma, emitida por autoridades mexicanas federales, estatales y municipales, y las demás que, en su caso, apruebe la UIF.
- Asimismo, respecto de las personas físicas de nacionalidad extranjera, se considerarán como documentos válidos de identificación, además de los anteriormente referidos en este párrafo, el pasaporte o la documentación expedida por el Instituto Nacional de Migración que acredite su condición de estancia en el país.
- En el caso de aquellos representantes o apoderados legales de nacionalidad extranjera no cuenten con pasaporte, la identificación deberá ser, en todo caso, un documento original oficial emitido por autoridad competente del país de origen, vigente o que la fecha de vencimiento, al momento de su presentación, no sea mayor a dos años a la fecha de su presentación, que contenga la fotografía, firma y, en su caso, domicilio del citado representante. Para efectos de lo anterior, se considerarán como documentos válidos de identificación, la licencia de conducir y las credenciales emitidas por autoridades federales del país de que se trate.
** El comprobante de domicilio del Cliente o Usuario podrá ser algún recibo de pago por servicios domiciliados o estados de cuenta bancarios, todos ellos con una antigüedad no mayor a tres meses a su fecha de emisión, o el contrato de arrendamiento vigente a la fecha de presentación por el Cliente o Usuario y registrado ante la autoridad fiscal competente, la Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, así como los demás que, en su caso, apruebe la UIF.
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