El software de gestión en la nube es tu mejor aliado para procesar grandes volúmenes de información, optimizar los tiempos de respuesta, potenciar la productividad y ayudarte a cumplir con ciertas legislaciones o normativas.
¿Sabías que un software de gestión de documentos en la nube puede ayudarte a mejorar hasta en la productividad de tu negocio, optimizar el uso del tiempo, disminuir en el error humano y potenciar la competitividad? ¡Leíste bien!
Este tipo de software -diseñado para procesar grandes volúmenes de información- está replanteando la manera de trabajar en diversas industrias, propiciando un ambiente de mayor competitividad gracias a los alcances propios de cada sistema y de las ventajas de la nube.
Octavio Máynez, director general de BeCloud, empresa especializada en el desarrollo e implementación de software como servicio con el respaldo y certificación de Microsoft, explica algunas de las ventajas que reporta el software gestión de documentos. ¡Conócelas!
- Almacenamiento. La digitalización e integración de documentos en un sistema de gestión documental favorece el ahorro de papel y la optimización del espacio físico para guardarlo, pues al estar en la nube el espacio que se ocupa es ‘virtual’.
- Indexación, búsqueda y consulta. El uso de software especializado contempla categorías o taxonomías específicas para facilitar estos procesos, lo cual ahorra tiempo y esfuerzo para rastrearlo o consultarlo.
- Seguridad. A diferencia de lo que ocurre con archivos físicos, el software de gestión documental tiene candados y filtros de seguridad para accesar a documentos y carpetas, lo cual es fundamental para controlar, limitar o rastrear el acceso o para identificar las modificaciones realizadas por los usuarios. Además, este tipo de software permite realizar copias de seguridad externas y archivos a prueba de fallos lo cual facilita la recuperación de información en caso de desastre.
- Permanencia. Hay algunas legislaciones que exigen a los sujetos obligados a resguardar por determinado tiempo cierta documentación (como la Ley Antilavado, por ejemplo). Aunque esto puedes hacerlo de manera física (con la vulnerabilidad que esto implica), con un software de gestión puedes guardarlos en la nube bajo estrictos estándares de seguridad, sin perder la propiedad de la información.
- Tiempos de respuesta. Gracias a la automatización de procesos y digitalización de los documentos, los tiempos de respuesta bajan y aumenta la productividad. Los clientes finales también están más satisfechos y los empleados también.
“Es muy importante contratar un software de gestión de documentación adaptado a tu objetivo empresarial o alineado a algún objetivo específico. Prevenet, por ejemplo, es un software de gestión de documentación basado en la nube especialmente diseñado para apoyar a particulares y a empresas en el cumplimiento de la Ley Antilavado”, explica Máynez.
Este software está diseñado para la industria de la construcción, inmobiliarias y arrendatarios, así como para empresas de outsourcing y de préstamo mutuo.
“Prevenet te ahorra hasta 50% del tiempo invertido en los procesos que exige la Ley Antilavado porque facilita la gestión de datos y optimiza los envíos de avisos de manera masiva (usa plantillas para cargar datos a la plataforma; realiza envíos a través de PC´s, tabletas y dispositivos móviles). Además, cuenta con un Sistema de Semaforización que te alerta cuando es necesario enviar un aviso a la UIF, así como con un Módulo de Reportes para monitorear la operación y facilitar la atención de una auditoría”, añade Máynez.
Para más información sobre Prevenet comunícate al (01 55) 52643146 o escribe a info@prevenet.com.mx.